Gửi công văn làm rõ hiệu lực HSDT sau thời điểm đóng thầu có hợp lệ?

Công ty DP có câu hỏi cho chuyên gia như sau:

Theo quy định của HSMT: “Hồ sơ dự thầu (HSDT) phải có hiệu lực > 120 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. HSDT nào có thời hạn hiệu lực ngắn hơn quy định sẽ không được tiếp tục xem xét, đánh giá”. (Ngày đóng thầu theo quy định trong Hồ sơ mời thầu là lúc 10 giờ ngày 17/09/2018).

Khi mở thầu, Nhà thầu A đã ghi nội dung hiệu lực của Hồ sơ dự thầu trong đơn dự thầu là: “Hồ sơ đề xuất này có hiệu lực trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày 17 tháng 09 năm 2018”. Trong biên bản mở thầu cũng đã ghi hiệu lực Hồ sơ dự thầu của nhà thầu này là 60 ngày kể từ ngày 17/9/2018, nhà thầu A có tham dự mở thầu và đã ký xác nhận. Sau đó, ngày 18 tháng 9 năm 2018 nhà thầu đã gửi công văn làm rõ về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, với nội dung: “Do biết thông tin về gói thầu muộn (16h ngày 14/9/2018) nên thời gian làm bài thầu gấp. Do vậy, không thể tránh khỏi sai sót nên đã đánh thiếu số 1 trước số 60. Nhưng rất mong Chủ đầu tư xem xét chấp thuận sự nhầm lẫn này”.

Công văn của nhà thầu gửi đến sau thời gian mở thầu nên được coi là công văn làm rõ Hồ sơ dự thầu. Nội dung công văn đã điều chỉnh hiệu lực của hồ sơ dự thầu của nhà thầu từ 60 ngày lên 160 ngày. Như vậy, việc làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu đã làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu đã nộp. Công ty DP hỏi việc làm rõ về thời gian có hiệu lực của Hồ sơ dự thầu như vậy có được chấp thuận không?

Mô tả

Đối với tình huống này, chuyên gia của chúng tôi trả lời như sau:

Nghị định số 63/2014/NĐ-CP (Điều 15 khoản 1) quy định việc đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) phải căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá HSDT và các yêu cầu khác trong HSMT, căn cứ vào HSDT đã nộp, các tài liệu giải thích, làm rõ HSDT của nhà thầu để bảo đảm lựa chọn được nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm, có giải pháp khả thi để thực hiện gói thầu.

Đối với trường hợp này, việc đánh giá HSDT phải tuân thủ theo quy định nêu trên và thuộc trách nhiệm của tổ chuyên gia, bên mời thầu. Trường hợp HSMT yêu cầu thời gian có hiệu lực của HSDT >120 ngày, HSDT của nhà thầu chào thời gian có hiệu lực 60 ngày thì được coi là không đáp ứng yêu cầu của HSMT về thời gian có hiệu lực của HSDT. Theo đó, HSDT của nhà thầu được đánh giá là không hợp lệ và không được tiếp tục xem xét.

Tính huống đấu thầu tương tự

Sai sót về ghi thời gian bắt đầu có hiệu lực của HSDT sớm hơn thời điểm đóng thầu

Một nhà thầu đã nộp HSDT cho một gói thầu trên địa bàn Vĩnh Phúc, có tình huống như sau: Thông tin gói thầu: Thời gian mở bán hồ sơ của chủ đầu tư: Ngày 29/08/2018. Thời gian nhà thầu mua hồ sơ mời thầu: Ngày 30/08/2018 Thời gian đóng thầu: 15h45’ ngày 18/09/2018 Thời gian mở HSĐXKT: 16h30’ ngày 18/09/2018 Nhà thầu đã nghiên cứu kỹ càng và chuẩn bị đầy đủ bộ HSDT, đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu về năng lực, tài chính, pháp lý, các yêu cầu đáp ứng cung cấp và đáp ứng kỹ thuật cũng như các yêu cầu khác theo đúng quy định được nêu trong HSMT và HSDT được nộp đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên, trong Đơn dự thầu, nhà thầu viết nhầm thành: “Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật này cùng với hồ sơ đề xuất về tài chinh có hiệu lực trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày 19 tháng 08 năm 2018”. Nhà thầu có sai sót do lỗi đánh máy, ngày chính xác phải là ngày 18 tháng 09 năm 2018 (Thời điểm đóng thầu). Theo quy định của HSMT, hiệu lực của HSDT ≥ 60 ngày. Nhà thầu muốn hỏi với lỗi đánh máy như nêu trên thì Đơn vị mời thầu có thầm quyền và căn cứ được đánh trượt HSĐXKT với lý do Hiệu lực HSDT của nhà thầụ không đủ tối thiểu 60 ngày kể từ thời điểm đóng thầu không? Vì trên thực tế ngày mà công ty chúng tôi sơ suất đánh nhầm trên Đơn dự thầu (19/08/2018) là thời điểm gói thầu chưa được công bố, Đơn vị mời thầu chưa bán hồ sơ mời thầu, nhà thầu cũng chưa mua HSMT cũng như chưa làm các thủ tục bảo lãnh bảo đảm dự thầu như quy định.

Thời gian hiệu lực HSDT khác nhau trong các bản gốc HSDT

Công ty Thái Nam là đơn vị tư vấn đấu thầu. Trong quá trình tư vấn đấu thầu có gặp tình huống như sau: Bên mời thầu X phát hành HSMT cho gói thầu về xây lắp có thời gian đóng thầu là ngày 01/10/2018. Tuy nhiên, do có ít nhà thầu tham gia nên được gia hạn thời gian đóng thầu thành 9 giờ ngày 10/10/2018. Đến thời điểm đóng thầu có 03 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. Theo yêu cầu của HSMT, thời gian có hiệu lực của HSDT là 180 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Trong quá trình mở thầu, nhà thầu A có thông tin về hiệu lực HSDT như sau: HSDT có hiệu lực 180 ngày kể từ ngày 01/10/2018 và ngay sau lễ mở thầu nhà thầu A cũng có Văn bản gửi cho Bên mời thầu với nội dung là: Đơn dự thầu của chúng tôi đã có sự nhầm lần tại một số bộ hồ sơ đã nộp và xin điều chỉnh thành hiệu lực của HSDT là 180 ngày kể từ ngày 10/10/2018. Qua kiểm tra sự thống nhất bản gốc và bản chụp, Công ty Thái Nam nhận thấy nhà thầu A đệ trình 07 bộ hồ sơ đều ký tươi đóng dấu đỏ giáp lai trong đó có 04 bộ HSDT ghi là hiệu lực HSDT là 180 ngày kể từ ngày 10/10/2018 và 03 bộ HSDT ghi hiệu lực là 180 ngày kể từ ngày 01/10/2018. Đồng thời bảo lãnh dự thầu của nhà thầu đều ghi rõ hiệu lực là 210 ngày kể từ ngày 10/10/2018 đáp ứng yêu cầu của HSMT. Chúng tôi xin chuyên gia hướng dẫn đánh giá hiệu lực HSDT của trường hợp nói trên.

Nhà thầu tuyên bố hiệu lực HSDT từ thời điểm mở thầu mà không phải là thời điểm đóng thầu có hợp lệ?

Ban Quản lý dự án X có câu hỏi như sau: Tổ Chuyên gia đấu thầu của Ban QLDA X đang đánh giá HSDT cho gói thầu về thi công công trình xây dựng giao thông. Theo quy định trong HSMT, hồ sơ dự thầu phải có hiệu lực 120 ngày và thời điểm đóng thầu là 9h ngày 17/9/2018. Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tổ chuyên gia nhận thấy Nhà thầu A chào thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 120 ngày, từ thời điểm mở thầu là 9h30 ngày 17/9/2018. Trong trường hợp này, việc Nhà thầu A chào thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu có được coi đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu hay không?

Không ghi thời gian bắt đầu có hiệu lực của HSDT có được đánh giá là hợp lệ

Một đơn vị tư vấn đấu thầu trong quá trình đánh giá HSDT có tình huống như sau: Theo quy định của HSMT, hiệu lực của HSDT là 180 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu (đóng thầu ngày 06/10/2019). Tuy nhiên, trong Đơn dự thầu của một nhà thầu đệ trình thông tin về hiệu lực HSDT như sau: "Hiệu lực của HSDT là 180 ngày, kể từ ngày....tháng....năm 2019". Đơn dự thầu này được ký ngày 05/10/2019. Đơn vị tư vấn muốn hỏi trong trường hợp này, HSDT của nhà thầu có được đánh giá là hợp lệ.  

Nhà thầu có quyền từ chối gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu

Đề nghị cơ quan chức năng giải đáp vấn đề sau:

Trường hợp hết thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu nhưng chủ đầu tư chưa có văn bản đề nghị gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (chưa có kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu). Vậy nếu chủ đầu tư có văn bản (sau ngày hết hiệu lực của hồ sơ dự thầu) đề nghị nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu thì nhà thầu có quyền từ chối không gia hạn được hay không?

Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tính từ thời điểm mở thầu là không hợp lệ

Đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn trường hợp như sau:

Bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu một gói thầu thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu. Hồ sơ mời thầu quy định hồ sơ dự thầu phải có hiệu lực 120 ngày và thời điểm đóng thầu là 10 giờ ngày 9/7/2018.

Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tổ chuyên gia nhận thấy nhà thầu A chào thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 120 ngày, từ thời điểm mở thầu là 10 giờ 15 phút ngày 9/7/2018.

Hỏi: Trường hợp này, bên mời thầu có được gửi thông báo đề nghị nhà thầu A làm rõ hồ sơ dự thầu để hiệu chỉnh lại thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được không?