Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu tính từ thời điểm mở thầu là không hợp lệ

Đề nghị cơ quan chức năng hướng dẫn trường hợp như sau:

Bên mời thầu tổ chức lựa chọn nhà thầu một gói thầu thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Đấu thầu. Hồ sơ mời thầu quy định hồ sơ dự thầu phải có hiệu lực 120 ngày và thời điểm đóng thầu là 10 giờ ngày 9/7/2018.

Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, tổ chuyên gia nhận thấy nhà thầu A chào thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 120 ngày, từ thời điểm mở thầu là 10 giờ 15 phút ngày 9/7/2018.

Hỏi: Trường hợp này, bên mời thầu có được gửi thông báo đề nghị nhà thầu A làm rõ hồ sơ dự thầu để hiệu chỉnh lại thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu được không?

Mô tả

Bộ Kế hoạch và Đầu tư trả lời vấn đề này như sau:

Khoản 42, Điều 4 Luật Đấu thầu quy định thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là số ngày được quy định trong hồ sơ mời thầu và được tính kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày cuối cùng có hiệu lực theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Điểm c, Khoản 2, Điều 18 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định một trong các điều kiện đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu là hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu.

Đối với vấn đề trên, việc đánh giá hồ sơ dự thầu phải tuân thủ quy định nêu trên.

Trường hợp hồ sơ mời thầu quy định thời điểm đóng thầu là 10 giờ ngày 09/7/2018, thời điểm mở thầu là 10 giờ 15 phút ngày 09/7/2018 thì việc hồ sơ dự thầu đề xuất hiệu lực của hồ sơ dự thầu là 120 ngày kể từ 10 giờ 15 phút (thời điểm mở thầu) được đánh giá là không hợp lệ.

Tính huống đấu thầu tương tự

Nhà thầu có quyền từ chối gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu

Đề nghị cơ quan chức năng giải đáp vấn đề sau:

Trường hợp hết thời hạn hiệu lực của hồ sơ dự thầu nhưng chủ đầu tư chưa có văn bản đề nghị gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu (chưa có kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu). Vậy nếu chủ đầu tư có văn bản (sau ngày hết hiệu lực của hồ sơ dự thầu) đề nghị nhà thầu gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu thì nhà thầu có quyền từ chối không gia hạn được hay không?

Thời gian hiệu lực HSDT khác nhau trong các bản gốc HSDT

Công ty Thái Nam là đơn vị tư vấn đấu thầu. Trong quá trình tư vấn đấu thầu có gặp tình huống như sau: Bên mời thầu X phát hành HSMT cho gói thầu về xây lắp có thời gian đóng thầu là ngày 01/10/2018. Tuy nhiên, do có ít nhà thầu tham gia nên được gia hạn thời gian đóng thầu thành 9 giờ ngày 10/10/2018. Đến thời điểm đóng thầu có 03 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu. Theo yêu cầu của HSMT, thời gian có hiệu lực của HSDT là 180 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. Trong quá trình mở thầu, nhà thầu A có thông tin về hiệu lực HSDT như sau: HSDT có hiệu lực 180 ngày kể từ ngày 01/10/2018 và ngay sau lễ mở thầu nhà thầu A cũng có Văn bản gửi cho Bên mời thầu với nội dung là: Đơn dự thầu của chúng tôi đã có sự nhầm lần tại một số bộ hồ sơ đã nộp và xin điều chỉnh thành hiệu lực của HSDT là 180 ngày kể từ ngày 10/10/2018. Qua kiểm tra sự thống nhất bản gốc và bản chụp, Công ty Thái Nam nhận thấy nhà thầu A đệ trình 07 bộ hồ sơ đều ký tươi đóng dấu đỏ giáp lai trong đó có 04 bộ HSDT ghi là hiệu lực HSDT là 180 ngày kể từ ngày 10/10/2018 và 03 bộ HSDT ghi hiệu lực là 180 ngày kể từ ngày 01/10/2018. Đồng thời bảo lãnh dự thầu của nhà thầu đều ghi rõ hiệu lực là 210 ngày kể từ ngày 10/10/2018 đáp ứng yêu cầu của HSMT. Chúng tôi xin chuyên gia hướng dẫn đánh giá hiệu lực HSDT của trường hợp nói trên.

Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không gồm thời gian thẩm định, phê duyệt

Một độc giả có câu hỏi như sau: Thời gian xét thầu được tính kể từ ngày mở thầu cho đến ngày bên mời thầu lập tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có đúng không?

Quy trình xét thầu đối với gói thầu quy mô nhỏ, một giai đoạn một túi hồ sơ như dưới đây có đúng không:

Sau khi mở thầu, tổ chuyên gia tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Có kết quả xét thầu, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu.

Chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu xong thì các bên tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng 1. Nếu quá trình thương thảo không thành công thì tiếp tục thương thảo với nhà thầu xếp hạng 2... 3 .... sau đó.

Đến khi thương thảo hợp đồng thành công, bên mời thầu lập tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gửi chủ đầu tư. Chủ đầu tư căn cứ tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu và phát hạn quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, ký kết hợp đồng.

Quy trình xét thầu đối với gói thầu quy mô nhỏ thời gian xét thầu là 25 ngày và tối đa có thể gia hạn thêm 20 ngày.

Trong trường hợp khi hết 45 ngày nhưng vẫn chưa có kết quả xét thầu (vướng ở 1 giai đoạn nào đó khiến bên mời thầu không trình được tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Ví dụ: Quá trình thương thảo hợp đồng kéo dài hơn dự kiến do chưa thỏa thuận thống nhất được) thì phải xử lý tình huống này như thế nào?

Có phải gửi thông báo cho nhà thầu về gia hạn thời gian đánh giá HSDT

Một Bệnh viện đã có câu hỏi gửi chuyên gia như sau: Bệnh viện xây dựng hồ sơ mời thầu theo Thông tư số 05/2015/TT-BKHĐT ngày 16/6/2015 của Bộ Kế hoạch Đầu tư quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa. Hiện nay đang trong quá trình đánh giá HSDT. Theo Quy định tại điều 64 Nghị định 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 về thời gian đánh giá Hồ sơ dự thầu tối đa là 25 ngày kể từ ngày mở thầu đến khi bên mời thầu có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Hiện tại đã 23 ngày Bệnh viện chưa ra kết quả xét thầu với lý do Hồ sơ dự thầu các nhà thầu tham gia cần bổ sung và làm rõ Hồ sơ nhiều lần. Bệnh viện muốn hỏi có phải gửi văn bản đến các nhà thầu gia hạn thời gian xét thầu hay không?

Gửi công văn làm rõ hiệu lực HSDT sau thời điểm đóng thầu có hợp lệ?

Công ty DP có câu hỏi cho chuyên gia như sau: Theo quy định của HSMT: “Hồ sơ dự thầu (HSDT) phải có hiệu lực > 120 ngày kể từ ngày có thời điểm đóng thầu. HSDT nào có thời hạn hiệu lực ngắn hơn quy định sẽ không được tiếp tục xem xét, đánh giá”. (Ngày đóng thầu theo quy định trong Hồ sơ mời thầu là lúc 10 giờ ngày 17/09/2018). Khi mở thầu, Nhà thầu A đã ghi nội dung hiệu lực của Hồ sơ dự thầu trong đơn dự thầu là: “Hồ sơ đề xuất này có hiệu lực trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày 17 tháng 09 năm 2018”. Trong biên bản mở thầu cũng đã ghi hiệu lực Hồ sơ dự thầu của nhà thầu này là 60 ngày kể từ ngày 17/9/2018, nhà thầu A có tham dự mở thầu và đã ký xác nhận. Sau đó, ngày 18 tháng 9 năm 2018 nhà thầu đã gửi công văn làm rõ về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, với nội dung: “Do biết thông tin về gói thầu muộn (16h ngày 14/9/2018) nên thời gian làm bài thầu gấp. Do vậy, không thể tránh khỏi sai sót nên đã đánh thiếu số 1 trước số 60. Nhưng rất mong Chủ đầu tư xem xét chấp thuận sự nhầm lẫn này". Công văn của nhà thầu gửi đến sau thời gian mở thầu nên được coi là công văn làm rõ Hồ sơ dự thầu. Nội dung công văn đã điều chỉnh hiệu lực của hồ sơ dự thầu của nhà thầu từ 60 ngày lên 160 ngày. Như vậy, việc làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu đã làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu đã nộp. Công ty DP hỏi việc làm rõ về thời gian có hiệu lực của Hồ sơ dự thầu như vậy có được chấp thuận không?

Sai sót về ghi thời gian bắt đầu có hiệu lực của HSDT sớm hơn thời điểm đóng thầu

Một nhà thầu đã nộp HSDT cho một gói thầu trên địa bàn Vĩnh Phúc, có tình huống như sau: Thông tin gói thầu: Thời gian mở bán hồ sơ của chủ đầu tư: Ngày 29/08/2018. Thời gian nhà thầu mua hồ sơ mời thầu: Ngày 30/08/2018 Thời gian đóng thầu: 15h45’ ngày 18/09/2018 Thời gian mở HSĐXKT: 16h30’ ngày 18/09/2018 Nhà thầu đã nghiên cứu kỹ càng và chuẩn bị đầy đủ bộ HSDT, đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu về năng lực, tài chính, pháp lý, các yêu cầu đáp ứng cung cấp và đáp ứng kỹ thuật cũng như các yêu cầu khác theo đúng quy định được nêu trong HSMT và HSDT được nộp đúng thời hạn quy định. Tuy nhiên, trong Đơn dự thầu, nhà thầu viết nhầm thành: “Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật này cùng với hồ sơ đề xuất về tài chinh có hiệu lực trong thời gian 60 ngày, kể từ ngày 19 tháng 08 năm 2018”. Nhà thầu có sai sót do lỗi đánh máy, ngày chính xác phải là ngày 18 tháng 09 năm 2018 (Thời điểm đóng thầu). Theo quy định của HSMT, hiệu lực của HSDT ≥ 60 ngày. Nhà thầu muốn hỏi với lỗi đánh máy như nêu trên thì Đơn vị mời thầu có thầm quyền và căn cứ được đánh trượt HSĐXKT với lý do Hiệu lực HSDT của nhà thầụ không đủ tối thiểu 60 ngày kể từ thời điểm đóng thầu không? Vì trên thực tế ngày mà công ty chúng tôi sơ suất đánh nhầm trên Đơn dự thầu (19/08/2018) là thời điểm gói thầu chưa được công bố, Đơn vị mời thầu chưa bán hồ sơ mời thầu, nhà thầu cũng chưa mua HSMT cũng như chưa làm các thủ tục bảo lãnh bảo đảm dự thầu như quy định.

Cách xử lý tình huống khi quá thời hạn đánh giá hồ sơ thầu thế nào là đúng nhất

Một độc giả đã hỏi trên Cổng thông tin Chính phủ như sau: Để được phép kéo dài thêm 20 ngày đánh giá hồ sơ thầu thì phải báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hay mặc định được phép kéo dài mà không cần quyết định chấp thuận của chủ đầu tư?

Việc làm rõ nhiều lần dẫn tới kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ theo quy định của pháp luật

Công ty X là đơn vị tư vấn đấu thầu cho gói thầu sơ tuyển lựa chọn nhà đầu tư dự án đầu tư có sử dụng đất, đã có câu hỏi như sau: Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển (HSDST), do thiếu các tài liệu chứng minh năng lực kinh nghiệm nên bên mời thầu yêu cầu nhà đầu tư làm rõ các nội dung trong HSDST đã nộp. Tuy nhiên, để có đủ cơ sở để đánh giá HSDST bên mời thầu đã phải thực hiện làm rõ nhiều lần vì mỗi lần làm rõ Nhà đầu tư đều không cung cấp đủ các hồ sơ theo yêu cầu đồng thời pháp luật về đấu thầu cũng không quy định số lần làm rõ. Việc làm rõ nhiều lần dẫn đến thời gian đánh giá HSDST nếu tính cả thời gian làm rõ kéo dài hơn so với thời gian quy định tại Nghị định số 30/2015/NĐ-CP. Công ty X muốn hỏi  thời gian đánh giá HSDST theo quy định của pháp luật về đấu thầu có bao gồm thời gian làm rõ HSDST hay không?