Làm rõ HSDT sau thời hạn bên mời thầu yêu cầu (Sao chép)

Nhà thầu X tham dự một gói thầu do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện A làm bên mời thầu. Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) của Nhà thầu X, ngày 5/9/2017, Bên mời thầu đã phát hành văn bản yêu cầu Nhà thầu X làm rõ HSDT. Văn bản này nêu rõ: “Trong vòng 3 ngày làm việc (từ ngày 5/9/2017 đến hết ngày 7/9/2017), Nhà thầu X phải có văn bản gửi Bên mời thầu để làm rõ HSDT. Nếu sau 3 ngày nêu trên, Nhà thầu X không có công văn phản hồi thì HSDT của Nhà thầu X được coi là không đáp ứng yêu cầu của HSMT và bị loại”.

Do trong thời hạn 3 ngày làm việc nêu trên Nhà thầu X chưa chuẩn bị kịp nội dung làm rõ HSDT nên chỉ nộp một phần tài liệu làm rõ HSDT, đến ngày thứ 4 nhà thầu này mới nộp đủ tài liệu làm rõ HSDT theo yêu cầu của Bên mời thầu. Bên mời thầu đã nhận được văn bản làm rõ HSDT kèm theo các tài liệu cần thiết để làm rõ HSDT của Nhà thầu X vào ngày 8/9/2017 và thời điểm này vẫn đang trong quá trình đánh giá HSDT của gói thầu đó.

Hỏi: Bên mời thầu phải tiếp nhận và xử lý tài liệu làm rõ HSDT của Nhà thầu X như thế nào để phù hợp quy định của pháp luật về đấu thầu?

Mô tả

Đối với tình huống này, chuyên gia của chúng tôi trả lời như sau:

Khoản 1, Điều 16 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định, sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ HSDT theo yêu cầu của bên mời thầu. Trường hợp HSDT của nhà thầu thiếu tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm. Đối với các nội dung đề xuất về kỹ thuật, tài chính nêu trong HSDT của nhà thầu, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của HSDT đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.

Theo đó, việc làm rõ HSDT chỉ được thực hiện giữa bên mời thầu và nhà thầu có HSDT cần làm rõ. Nội dung làm rõ HSDT được bên mời thầu bảo quản như một phần của HSDT. Đối với nội dung làm rõ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu kỹ thuật, tài chính nếu quá thời hạn làm rõ mà nhà thầu không có văn bản làm rõ hoặc có văn bản làm rõ nhưng không đáp ứng được yêu cầu làm rõ của bên mời thầu thì bên mời thầu sẽ đánh giá HSDT của nhà thầu theo HSDT nộp trước thời điểm đóng thầu.

Bên mời thầu cần lưu ý quy định về thời gian dành cho nhà thầu làm rõ HSDT phù hợp, tránh tình trạng quy định thời gian làm rõ HSDT quá ngắn, không phù hợp, dẫn đến nhà thầu không thể thu thập, chuẩn bị đủ tài liệu để làm rõ HSDT theo đúng thời hạn bên mời thầu yêu cầu. Trường hợp nhà thầu nộp bổ sung tài liệu làm rõ HSDT sau thời hạn mà bên mời thầu yêu cầu nhưng vẫn đang trong quá trình đánh giá HSDT thì bên mời thầu vẫn phải tiếp nhận, xem xét và đánh giá các tài liệu do nhà thầu bổ sung, làm rõ để tăng tính cạnh tranh trong đấu thầu.

Trường hợp cần thiết, bên mời thầu có thể gửi văn bản yêu cầu nhà thầu có khả năng trúng thầu đến làm việc trực tiếp với bên mời thầu để làm rõ HSDT. Nội dung làm rõ HSDT phải được ghi cụ thể thành biên bản. Việc làm rõ HSDT trong trường hợp này phải bảo đảm tính khách quan, minh bạch.

Vì vậy, trong trường hợp nêu trên, Nhà thầu X nộp bổ sung tài liệu làm rõ HSDT sau thời hạn mà Bên mời thầu yêu cầu nhưng vẫn trong quá trình đánh giá HSDT thì Bên mời thầu vẫn phải tiếp nhận, xem xét và đánh giá để tăng tính cạnh tranh trong đấu thầu.

 

Tính huống đấu thầu tương tự

Nhà thầu đóng nhầm Hợp đồng nguyên tắc về bảo hiểm công trình chưa có chữ ký của nhà thầu có là sai sót nghiêm trọng không?

Trong bảng Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực tài chính và kinh nghiệm của HSMT có quy định: “Nhà thầu cung cấp hợp đồng nguyên tắc với đơn vị cung cấp dịch vụ bảo hiểm công trình”. Trong quá trình chuẩn bị HSDT, nhà thầu đã ký với bên cung cấp dịch vụ bảo hiểm 03 bộ hợp đồng nguyên tắc trong đó 02 bộ có đầy đủ chữ ký và dấu của các bên dùng đế gửi chủ đầu tư và bên cung cấp bảo hiểm lưu, 01 bản dùng để lưu chưa có chữ ký của nhà thầu. Do sơ suất trong quá trình tập hợp tài liệu HSDT, Nhà thầu đã đóng nhầm bản lưu có chữ ký và dấu của nhà thầu. Hỏi:

  • Việc đóng trong HSDT là hợp dồng thiếu chữ ký của nhà thầu có phải là sai sót nghiêm trọng không? Nhà thầu cung cấp tài liệu làm rõ có được Bên mời thầu tiếp nhận để dánh giá HSDT không?
  • HSMT chỉ quy định cho phép làm rõ trong thời gian 03 ngày. Nhà thầu tự gửi hồ sơ làm rõ sau thời gian này có vi phạm pháp luật đấu thầu không?

Làm rõ HSDT sau thời hạn bên mời thầu yêu cầu

Nhà thầu X tham dự một gói thầu do Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện A làm bên mời thầu. Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu (HSDT) của Nhà thầu X, ngày 5/9/2017, Bên mời thầu đã phát hành văn bản yêu cầu Nhà thầu X làm rõ HSDT. Văn bản này nêu rõ: “Trong vòng 3 ngày làm việc (từ ngày 5/9/2017 đến hết ngày 7/9/2017), Nhà thầu X phải có văn bản gửi Bên mời thầu để làm rõ HSDT. Nếu sau 3 ngày nêu trên, Nhà thầu X không có công văn phản hồi thì HSDT của Nhà thầu X được coi là không đáp ứng yêu cầu của HSMT và bị loại”. Do trong thời hạn 3 ngày làm việc nêu trên Nhà thầu X chưa chuẩn bị kịp nội dung làm rõ HSDT nên chỉ nộp một phần tài liệu làm rõ HSDT, đến ngày thứ 4 nhà thầu này mới nộp đủ tài liệu làm rõ HSDT theo yêu cầu của Bên mời thầu. Bên mời thầu đã nhận được văn bản làm rõ HSDT kèm theo các tài liệu cần thiết để làm rõ HSDT của Nhà thầu X vào ngày 8/9/2017 và thời điểm này vẫn đang trong quá trình đánh giá HSDT của gói thầu đó. Hỏi: Bên mời thầu phải tiếp nhận và xử lý tài liệu làm rõ HSDT của Nhà thầu X như thế nào để phù hợp quy định của pháp luật về đấu thầu?

Tự gửi tài liệu để làm rõ hợp đồng tương tự và nhân sự lao động khác được không?

Có một nhà thầu sau khi xem lại hồ sơ dự thầu (HSDT) đã nộp cho Bên mời thầu thì phát hiện ra HSDT của mình thiếu về năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (HSMT). Chẳng hạn như có bằng cấp, chứng chỉ đại học của công nhân nhưng chưa đủ năm (thiếu tháng) theo yêu cầu của HSMT (ngày cấp bằng là 20/8/2014, ngày đóng thầu là 12/7/2017, thiếu hơn 1 tháng so với yêu cầu 3 năm của HSMT nên chưa đạt), có hợp đồng tương tự nhưng thiếu giá trị theo yêu cầu của HSMT. Hỏi: Bên mời thầu có được phép đánh giá nhà thầu trên không đạt về năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu của HSMT hay phải gửi văn bản yêu cầu nhà thầu làm rõ bổ sung về năng lực và kinh nghiệm? Nhà thầu có được phép thay thế bổ sung làm rõ hợp đồng tương tự và nhân sự lao động khác không?

Xử lý thế nào khi thông số kỹ thuật ghi trên Catalogue và Thư cam kết của hãng khác nhau?

Chúng tôi gặp phải tình huống như sau: Theo quy định tại HSMT, nhà thầu phải đáp ứng yêu cầu tối thiểu về kỹ thuật với các thông số kỹ thuật cụ thể. HSDT của nhà thầu cung cấp: Thư cam kết của hãng sản xuất thiết bị có nội dung cam kết thông số kỹ thuật chi tiết theo yêu cầu của HSMT. Tuy nhiên, Catalogue của hãng sản xuất thiết bị đính kèm không có nội dung kỹ thuật này. Hỏi, chúng tôi phải sử dụng thông tin tại Catalogue của hãng hay theo Thư cam kết của hãng?

Nội dung yêu cầu làm rõ của tổ chuyên gia không được quy định trong HSMT

Công ty A là Nhà thầu tham gia dự thầu gói thầu, trong quá trình thẩm định hồ sơ dự thầu của Nhà thầu, Ban thẩm định yêu cầu Nhà thầu bổ sung thông tin về nhân sự chủ chốt tham gia thực hiện gói thầu, cụ thể là cung cấp bản sao sổ bảo hiểm xã hội của Ông B là chỉ huy trưởng công trình, đồng thời xuất trình bản gốc để đối chiếu. Trong hồ sơ mời thầu không thấy có yêu cầu cung cấp sổ bảo hiểm xã hội của Nhân sự chủ chốt mà Nhà thầu đề xuất trong hồ dự thầu. Chúng tôi xin hỏi: - Nhà thầu có phải bổ sung sổ bảo hiểm xã hội của Nhân sự chủ chốt, cụ thể là cung cấp bản sao sổ bảo hiểm xã hội của nhân sự đề xuất là chỉ huy trưởng công trình, đồng thời xuất trình bản gốc để đối chiếu không? - Nếu quá trước thời hạn nộp tài liệu làm rõ mà Nhà thầu không cung cấp xuất trình bản gốc tài liệu này để đối chiếu thì coi như hồ sơ dự thầu của Nhà thầu không đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật của gói thầu có đúng không?

Có được phép bổ sung giấy ủy quyền ký thư bảo lãnh dự thầu

Hồ sơ mời thầu quy định: Bảo đảm dự thầu bằng thư bảo lãnh của ngân hàng/ tổ chức tài chính được coi là hợp lệ khi có chữ ký của Giám đốc/Tổng Giám đốc (trường hợp ủy quyền phải có giấy ủy quyền hợp lệ, tuy nhiên, phần đề xuất kỹ thuật trong Hồ sơ dự thầu của một số nhà thầu có bảo đảm dự thầu là thư bảo lãnh ngân hàng nhưng do Phó Tổng giám đốc ngân hàng/Phó Giám đốc chi nhánh ngân hàng/Trưởng phòng giao dịch ký nhưng không kèm theo giấy ủy quyền. Như vậy: Bên mời thầu có được thông báo cho các nhà thầu bổ sung, làm rõ không?

Có cho phép làm rõ bổ sung hàng mẫu đối với trường hợp HSMT yêu cầu cung cấp hàng mẫu

Theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhà thầu phải nộp 01 bộ hàng mẫu để bên mời thầu tiến hành kiểm tra, đánh giá hàng hóa thực tế. Mặc dù, trong Hồ sơ dự thầu nhà thầu đã chào đầy đủ danh mục hàng hóa với cụ thể các chi tiết đáp ứng đúng như yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, khi tiến hành đánh giá hàng mẫu chúng tôi phát hiện có 02/04 nhà thầu tham gia đấu thầu nộp đủ bộ hàng mẫu nhưng thiếu một hoặc một số chi tiết trong bộ hàng mẫu. Chúng tôi xin hỏi trong trường hợp này bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ (bổ sung chi tiết thiếu của hàng mẫu) để tiến hành đánh giá hàng mẫu được không? việc bổ sung hàng mẫu có được xem là là thay đổi bản chất hồ sơ dự thầu hay không?

Việc thay đổi nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình làm rõ hồ sơ dự thầu có hợp lệ

Công ty A đang lựa chọn nhà thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi trong nước 1 thiết bị. Trong hồ sơ mời thầu yêu cầu thiết bị có xuất xứ từ các nước G7 thì được ưu tiên và đưa vào giá đánh giá.

Hiện có 1 nhà thầu chào thiết bị ghi xuất xứ tại Italy (có chứng chỉ xuất xứ hàng hóa CO). Trong thông tin kỹ thuật của hồ sơ dự thầu của nhà thầu thì ghi thiết bị được hoàn thiện tại 1 nhà máy Timsan ở Italy.

Tuy nhiên, khi Công ty A tìm hiểu thì nhà máy Timsan chỉ có ở Thổ Nhĩ Kỳ mà không có ở Italy, ngoài ra trong hồ sơ dự thầu nhà thầu cung cấp các hợp đồng tương tự thì các thiết bị đều sản xuất tại nhà máy Timsan tại Thổ Nhĩ Kỳ.

Công ty A đã gửi công văn yêu cầu nhà thầu làm rõ và cung cấp địa chỉ nhà máy Timsan tại Italy và được nhà thầu trả lời là thiết bị được sản xuất và hoàn thiện tại nhà máy của tập đoàn Fresia tại Italy - nhà sản xuất OEM của Timsan.

Do đó, Công ty A đã xác định Timsan không có nhà máy sản xuất tại Italy như trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu.

Hỏi: Trường hợp nhà thầu có hồ sơ dự thầu và công văn làm rõ có sự mâu thẫu như trên thì có được xem là "Không bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu, không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp" không? Thiết bị này có được xem là thiết bị có xuất xứ tại Italy không?